Prohlášení o ochraně soukromí

V tomto informačním memorandu naleznete informace o tom, jakým způsobem zpracováváme Vaše osobní údaje, zejména o jejich kategoriích, rozsahu a účelu, pro který jsou zpracovávány, o zdroji, ze kterého jsou Vaše osobní údaje získávány a o osobách, kterým jsou Vaše osobní údaje předávány. Naleznete zde také informace o Vašich právech v oblasti zpracování osobních údajů.

Organizace Lata – programy pro mládež a rodinu, z,ú., vedená pod složkou U 235 u Městského soudu v Praze, se sídlem Senovážné náměstí 24, Praha 1, zpracovává osobní údaje v souladu s právními předpisy na ochranu osobních údajů, zejména nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „GDPR“), a dále v souladu s našimi vnitřními předpisy a zásadami.

Plně si uvědomujeme důležitost ochrany osobních údajů a soukromí našich klientů, dobrovolníků, zaměstnanců a podporovatelů. Při zpracování osobních údajů proto postupujeme vždy tak, abychom:

  • Zpracovávali aktuální a přesné údaje, a to pouze v rozsahu nezbytném pro naplnění účelu zpracování,
  • zpracovávali osobní údaje pouze po nezbytně dlouhou dobu pro naplnění účelu zpracování,
  • maximálně zabezpečili Vaše osobní údaje, a to zejména přijetím vhodných opatření, která Vaše osobní údaje ochrání před jakýmkoli neoprávněným přístupem,
  • v co největší míře zachovali Vaše soukromí, proto vždy řádně posuzujeme, zda určité zpracování je nezbytné, a zda nepřiměřeně nezasahuje do Vašich práv a svobod.

Více informací o naší činnosti naleznete na našich webových stránkách www.lata.cz. Pokud zde nenaleznete odpovědi na Vaše dotazy, které se týkají osobních údajů, nebo chcete některé informace podrobněji vysvětlit, můžete nás kontaktovat:
E-mailem: info@lata.cz
Telefonicky: 234 621 361

1. Kategorie osobních údajů

Zpracováváme následující kategorie Vašich osobních údajů:

  • Identifikační a adresní údaje: akademický titul, jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého bydliště, doručovací nebo jiná kontaktní adresa,
  • elektronické kontaktní údaje: telefon, mobilní telefon, e-mailová adresa, ID datové schránky, atd.,
  • jiné elektronické údaje: IP adresa
  • další osobní údaje potřebné pro plnění smlouvy: zejména klientské údaje potřebné pro poskytování služeb
  • na základě souhlasu: fotografie

2. Jak Vaše osobní údaje získáváme?

Vaše osobní údaje získáváme od Vás, od třetích osob (primární organizace)-týká se klientů, z veřejně dostupných zdrojů nebo z vlastní činnosti. Pokud osobní údaje získáváme od Vás, vždy Vás informujeme o tom, zda je poskytnutí osobního údaje zákonným nebo smluvním požadavkem, nebo požadavkem, který je nutné uvést do smlouvy, a zda máte povinnost osobní údaje poskytnout, a o možných důsledcích neposkytnutí osobních údajů.

Vaše osobní údaje získáváme zejména Od Vás, např.:

  • Za účelem přípravy smlouvy, při podpisu připravené smlouvy, během doby trvání smluvního vztahu – poskytování služeb, darovací smlouvy
  • při osobní nebo písemné komunikaci s Vámi, včetně komunikace emailem a prostřednictvím odpovědních webových formulářů.
  • Dobrovolným přihlášením k odběru newsletteru organizace

3. Pro jaké účely zpracováváme Vaše osobní údaje?

Jak jsme Vás již výše informovali, Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro daný účel a po dobu, která je nezbytná pro splnění daného účelu. Vaše osobní údaje archivujeme po dobu stanovenou zákonem nebo dále uchováváme, abychom mohli vyřídit Vaše eventuální nároky, případně bránit naše práva a oprávněné zájmy (zejména po dobu běhu zákonných a smluvních povinností).

Vaše osobní údaje zpracováváme:

  1. pro účely uzavření smluv a pro účely plnění smlouvy,
  2. pro účely plnění našich zákonných povinností,
  3. pro účely našich oprávněných zájmů – na základě souhlasu pro účely využití osobních údajů pro prezentaci činnosti a zasílání informací o činnosti organizace

Ad 1.) Uzavření a plnění smlouvy

Zpracováváme Vaše osobní údaje pro účely související s plněním smluvních závazků obou smluvních stran, zejména pro účely platného uzavření, plnění, změny a ukončení smluv a zejména poskytování služeb. Poskytnutí uvedených osobních údajů je tedy smluvním požadavkem.

Pro tyto účely jsou zpracovávány následující kategorie osobních údajů:

  • ohledně následujících okruhů subjektů údajů (pouze FO): klienti, jejich rodinní příslušníci, zájemci o sociální služby, zaměstnanci, dobrovolníci, uchazeči o zaměstnání, sponzoři, dárci atd.;
  • zejména v rozsahu: identifikační údaje (jméno, příjmení, rodné číslo, datum narození), kontaktní údaje (adresa, telefonní číslo, email), klientské údaje (o poskytovaných službách, zdravotním stavu, atd.), zaměstnanecké údaje (o průběhu pracovního poměru, údaje související s mzdovou agendou, daňovou agendou a agendou sociálního a zdravotního pojištění, např. výše mzdy či číslo bankovního účtu), údaje o sponzorech a dárcích (výše různých příspěvků a darů, čísla bankovních účtů), fotografie (zobrazující konkrétní osoby), některé další potřebné údaje (výpisy z trestních rejstříků, výsledky psychologických testů)

Tyto osobní údaje zpracováváme po dobu trvání příslušné smlouvy, respektive po dobu poskytování služeb. + lhůty vyplývající z grantových a dotačních pravidel, maximálně však 15 let.

Ad 2.) Plnění právních povinností

Jelikož se na naši činnost vztahuje řada právních předpisů (zákon o sociálních službách, zákon o sociálně právní ochraně dětí, atd.), ve většině případech zpracováváme Vaše osobní údaje ze zákona.

  • Povinnosti, pro jejichž splnění je nezbytné, abychom zpracovávali Vaše osobní údaje, nám jsou uloženy dalšími právními předpisy České republiky (např. zákonem o účetnictví, daňovými předpisy) a Evropské unie. Vaše osobní údaje též zpracováváme z důvodu vyhovění požadavkům státních orgánů, soudů a jiných dozorových a regulačních orgánů České republiky, Evropské unie a případně dalších členských států.
  • Povinností jsou též dotační a grantová pravidla programů, v rámci kterých jsou naše služby financovány.

Pro tyto účely jsou zpracovávány následující kategorie osobních údajů:

  • identifikační a adresní údaje, elektronické kontaktní údaje, další osobní údaje potřebné pro plnění smlouvy, a případně další osobní údaje poskytnuté subjektem.

Tyto osobní údaje uchováváme po dobu nezbytně nutnou pro splnění daných právních povinností, zpravidla ne déle než po dobu 15 let.

Ad 3) Naše oprávněné zájmy

Mnohdy není použití Vašich osobních údajů nezbytné k plnění smlouvy nebo právní povinnosti. I přesto takové osobní údaje zpracováváme. Jsou to naše oprávněné zájmy. Na základě těchto oprávněných zájmů zpracováváme Vaše osobní údaje pouze za předpokladu, že Vaše zájmy a základní práva a svobody nepřevažují náš oprávněný zájem. Před zahájením zpracování vždy důkladně poměřujeme Vaše zájmy s těmi našimi. Pokud se zpracováním nesouhlasíte, máte právo vznést námitku a my provedeme nové posouzení, a případně osobní údaje přestaneme zpracovávat.

Pro tyto účely jsou zpracovávány následující kategorie osobních údajů:

  • identifikační a adresní údaje, elektronické kontaktní údaje.

Tyto osobní údaje uchováváme po dobu trvání souhlasu subjektu údajů, ne déle než 5 let.

4. Komu Vaše osobní údaje zpřístupňujeme?

Vaše osobní údaje zpracováváme jakožto správce osobních údajů. To znamená, že určujeme účely, pro které Vaše osobní údaje shromažďujeme a zpracováváme (viz čl. 3 tohoto informačního memoranda), a stanovujeme prostředky jejich zpracování.

Pro plnění našich zákonných povinností jsme v některých případech povinni poskytovat Vaše osobní údaje třetím stranám, které jsou také v roli správců osobních údajů.

Jedná se zejména o případy poskytování osobních údajů na vyžádání orgánům činným v trestním, přestupkovém či správním řízení. Dále musíme předávat některé údaje auditorům, kteří u nás provádějí ze zákona audit a orgánům vykonávající dozorovou a kontrolní činnost. V neposlední řadě mohou být osobní údaje klientů zpřístupněny primárním organizacím klientů na základě výkonu sociální politiky.

Pro zpracování Vašich osobních údajů využíváme též služeb externích dodavatelů. Využíváme následující kategorie zpracovatelů: správce databáze, IT pracovník, účetní organizace.

Vaše osobní údaje však zpřístupňujeme pouze v nezbytném rozsahu a v podobě nutné k dosažení účelů uvedených v tomto informačním memorandu.

5. Jak Vaše údaje zpracováváme?

Plně si uvědomujeme důležitost ochrany osobních údajů a soukromí našich klientů, dobrovolníků, zaměstnanců a podporovatelů. Při zpracování osobních údajů postupujeme vždy tak, aby Vaše osobní údaje byly zabezpečeny v maximální možné míře a nemohly být zneužity.

Zpracování Vašich osobních údajů je manuální, Vaše osobní údaje jsou zpracovávány našimi pověřenými zaměstnanci a zpracovateli, jak je uvedeno v předchozí kapitole. Učinili jsme taková opatření, aby k Vašim osobním údajům měli přístup pouze zaměstnanci a pověření pracovníci, kteří se podílejí na jejich zpracování, a také aby tito zaměstnanci a pracovníci zachovávali mlčenlivost o veškerých skutečnostech, údajích a datech (osobních či jiných), o nichž se dozvěděli při výkonu své práce.

6. Jaká máte práva v oblasti ochrany osobních údajů?

Vaše údaje zpracováváme zcela transparentním způsobem. Kdykoliv během zpracování Vašich osobních údajů můžete využít následujících práv:

  1. Právo na přístup k Vašim osobním údajům a na pořízení kopie osobních údajů, které zpracováváme.
  2. Právo na opravu a doplnění Vašich osobních údajů v případě, že zjistíte, že o Vás zpracováváme nesprávné nebo nepřesné osobní údaje.
  3. Právo na výmaz Vašich osobních údajů (resp. právo být zapomenut). Na Vaši žádost můžeme za určitých, právními předpisy stanovených podmínek vymazat Vaše osobní údaje. Upozorňujeme Vás, že Vaše osobní údaje naopak nemohou být vymazány, pokud je jejich zpracování nezbytné (např. existuje pro zpracování zákonná povinnost, jsou získána za účelem plnění smlouvy, atd).
  4. Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů. Na Vaši žádost můžeme za určitých, právními předpisy stanovených, podmínek omezit nakládání s Vašimi osobními údaji. Pokud uplatníte Vaše právo na omezení zpracování a bude naplněna některá z těchto podmínek, provedeme v našich systémech záznam, že se na dané údaje vztahuje omezení, a takové údaje nebudeme zpravidla aktivně dále zpracovávat. Pokud pominou důvody pro omezení zpracování, omezení zpracování Vašich osobních údajů zrušíme. O tom Vás budeme předem informovat.
  5. Právo na přenositelnost. V případě, že zpracováváme Vaše osobní údaje na základě vašeho souhlasu nebo pro účely plnění smlouvy, máte právo získat takové Vaše osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném strojově čitelném formátu a předat je jinému správci.
  6. Pokud se domníváte, že došlo k porušení povinností stanovených právními předpisy na ochranu osobních údajů, zejména GDPR, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů nebo u jiného úřadu členského státu Evropské unie, který je pověřen dozorem nad dodržování povinností stanovených GDPR.

Máte rovněž právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, pokud jsou osobní údaje zpracovány

  • Pro účel plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci,
  • pro účel oprávněných zájmů správce či třetí strany,
  • pro účely PR organizace.

V případě, že vznesete námitku, nebudeme zpracovávat Vaše osobní údaje do té doby, dokud neprokážeme závažné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Pokud vznesete námitku proti zpracování pro účely PR, nebudeme již Vaše osobní údaje pro tyto účely zpracovávat.

V případě uplatnění jakéhokoliv výše uvedeného práva Vás bez zbytečného odkladu písemně informujeme o způsobu vyřízení Vaší žádosti.

7. Aktualizace

Toto informační memorandum průběžně kontrolujeme a můžeme jej příležitostně měnit (především aby byl dodržen soulad s právními předpisy a postupy ochrany osobních údajů). Aktualizované verze budou vždy k dispozici na našich webových stránkách.

V Praze dne 15.5. 2018

Prohlášení o ochraně osobních údajů

Fungujeme už
24 let

Pomohli jsme už více než
1 000 klientů

Latou prošlo přes
800 dobrovolníků

Právě teď pracujeme na
4 projektech